webpage

Webpagina's voor de site

Spam is een probleem voor zowel de ontvanger als de verzendende partij. In dit artikel laten we zien wat u als vereniging, stichting of bedrijf kunt doen om te voorkomen dat uw e-mails ten onrechte als spam worden behandeld en niet worden gelezen. Met als doel ze direct in de inbox te laten komen van de leden of klanten bij Gmail, Hotmail, Live, etc, terwijl er ook nog mail kan worden verzonden door individuele gebruikers van het domein.

Nieuw: onze e-mail dienst (lees meer).

Veel verenigingen, stichtingen en bedrijven willen hun leden of klanten per e-mail bereiken. Of het nu om nieuwsbrieven gaat of bevestingsmails voor evenementen; heel veel communicatie wordt afgehandeld via een eenvoudige e-mail. Omdat een e-mail niets kost, heeft ook een ander type bedrijven deze communicatie ontdekt. Deze noemen we snel spammers. Een spam mail is een e-mail die een gebruiker niet wil ontvangen. Dus zijn er geavanceerde spam filters, spf records en dkim keys ontwikkeld om ontvangers van e-mail te beschermen tegen een overvloed aan e-mail. De als spam aangemerkte e-mails worden in een spambox (een soort directory) gezet waar de gebruiker hem niet ziet. Dat is mooi, maar naamate de tijd vordert wordt steeds meer e-mail onterecht als spam aangemerkt door servers en diensten. Hierdoor komt e-mail die een gebruiker wel wil ontvangen in een spambox terecht, of erger: hij wordt direct gedelete en verdwijnt in cyberspace.

Hoe kunnen organisaties nu zorgen dat gewenste e-mail wel direct aankomt in de INBOX (in Gmail: "Primary Inbox", In Hotmail: "Postvak in") van de gebruiker ?

 

gmail inbox

 

4 Oplossingen op een rij
Dit zijn in het kort de manieren om spam problemen op te lossen:
  1. spf record en DKIM instellen met daarin alle ip adressen waarvandan e-mail van het domein wordt gestuurd.
  2. spam score in acymailing enterprise optimaliseren (9 of 10) door middel van goede opzet van de mail
  3. gebruikers opvoeden dat ze hun spambox controleren
  4. gebruikers info@uwvereniging.nl in de vertrouwde verzenders laten opnemen of in het adresboek


En dan nog... zullen bepaalde mails bij sommige mensen in de spambox komen... Dus altijd eerst testen, en dan eventueel aanpassen tot het op uw eigen account direct in de Inbox komt.

Hieronder worden ze uitvoerig behandeld.


1 oplossing voor alles gaat niet werken want iedere mail provider heeft andere spelregels.

gmail spam boxGmail
Gmail plaatst mails zonder spf record in de map "Promotions". Dat is op te lossen door aan de nameserver van het domein een regel toe te voegen (spf record). Dit spf record kan aangemaakt worden door de webhosting partij. Denk eraan dat in het spf record alle ipv4 en ipv6 adressen moeten staan waarvandaan e-mail van het betreffende domein wordt verstuurd.

SPF records worden in de nameserver gezet, bijvoorbeeld:

mymembersoftware.com. IN TXT "v=spf1 a mx include:mickey.nl ip6:2003:4d98:ac0:43:216:2eff:ce41:51d0 ip4:12.345.678.90 ip4:12.345.678.90 ~all"

DKIM records worden ook in de nameserver gezet, voorbeeld:

acy._domainkey IN TXT "v=DKIM1;s=email;t=s;p=HWIfMA0GCSqGSIb[....even wat karakters weggehaald....]IofHZu0kt20vvcSkI2hojAPywIDAZBV"

Het spf en dkim record kunnen het beste op een speciaal maildomein worden gezet, en het bounce adres op dat domein worden ingesteld. Hiermee blijft het mogelijk dat het bestuur van de vereniging mail verstuurt van zijn eigen werkstation met het verenigingsdomein (bijvoorbeeld secretaris@uwvereniging.nl), terwijl tegelijkertijd spf en dkim in de elektronische nieuwsbrieven komen te staan.

Hiermee voorkom je nog niet dat gmail sommige mail gewoon als spam eruit vindt zien, dan komen ze in de spambox. In het plaatje dat links ziet u dat de spambox in Gmail lastig te vinden is; eerst moet er door de gebruiker op "More" worden geclickt en dan verschijnt onderaan een kopje "Spam", net boven de Trash (vuilnisbak). U moet dus voorkomen dat Gmail uw mail daarin bezorgt ! Een verkeerd ingesteld spf record zorgt er ook voor dat mail in de spambox komt. Ook moet u bepaalde typische links voorkomen: Gmail heeft iets tegen een button met de tekst "Deelnemen". Dat we achter deze laatste controle kwamen is toeval, er zijn er vast meer. Enige manier om dit goed uit te testen; verstuur een test nieuwsbrief met de applicatie waar deze vandaan zal worden verstuurd naar uw eigen Gmail account, wacht 2 minuten en contoleer of het in direct in de Inbox (Primary) komt.

hotmail spamHotmail en live
In hotmail wordt alle nieuwe e-mail in "Ongewenste e-mail" geplaatst, zolang die persoon niet in het adresboek staat van de ontvanger. Daar kunnen we alleen iets aan doen via voorlichting;

  1. check regelmatig uw hotmail / live spambox;
  2. verplaats mail die u wel wil naar uw inbox en;
  3. voeg het mail adres van de vereniging toe in uw adresboek.



Rest
Bij KPN, HCC net, Ziggo, UPC e.d. hebben ze weer andere spamfilters en die kijken naar de inhoud van de e-mail (o.a. ratio tekst - plaatjes, termen die erin voorkomen, trefwoorden). Een veelgebruikt spamfilter is "Spamassassin". Hiervoor is de spamcheck van Acymailing enterprise met name geschikt.

Acymailing enterprise spamcheck
Deze spamcheck controleert de volgende kenmerken van een nieuwsbrief:

  1. Server configuratie
  2. Blacklists / Zwarte lijsten
  3. SPF record
  4. Domain key (DKIM) record
  5. Inhoud van de e-mail, zoals verhouding tekst - plaatjes, werkende links, trefwoorden.

Dit resulteert in een score van 1 tot en met 10. Scoort de mailing een 10 ? Dan bent u klaar om te testen. Test eerst naar uw eigen gmail , hotmail en een normaal account. Controleer of hij in de Inbox verschijnt.

acymailing spamtest

            Aanbod: laat ons uw e-mail instellingen beheren

Onze kennis over nieuwsbrieven en het versturen voor verenigingen is de afgelopen jaren zeer groot geworden. Wij bieden onze e-mail dienst voor 5 euro per maand ex btw aan. Neem nu contact met ons op.

RS Forms pro

contact form rsformsSpeciale aandacht voor RS Forms, Chronoforms en formulieren op websites in het algemeen. Als u een spf record in de nameserver heeft aangemaakt, moet ook de server waarop de website draait worden gemachtigd voor het versturen van mails. Anders kan het voorkomen dat de forms niet meer bij uzelf en de gebruikers worden bezorgd. Maar het wordt nog ingewikkelder, want sommige FORMS staan zo ingesteld dat ze als afzender (FROM) van het form de gebruiker hebben. Dat is bijvoorbeeld bij veel contact formulieren en inschrijfformulieren het geval. Als die gebruiker een SPF record heeft ingesteld op zijn domein, is de kans heel groot dat zijn ingestuurde form in uw spambox belandt. U krijgt dus geen mails meer vanaf uw eigen formulier, of ze verdwijnen in een spambox. Oplossing is om niet het e-mail adres van de invullende partij als verstuurder (FROM) te gebruiken van het form, maar een e-mail adres van uw eigen domein en het e-mail adres van de gebruiker in de e-mail te vermelden als veld. U kunt dan bij de reply to wel het mail adres invullen van de invullende partij (submitter) !

Mailchimp

Het gebruik van de dienst van Mailchimp is sinds 1-1-2016 illegaal, want de gegevens van klanten (leden) staan op Amerikaanse servers. Omdat het safe harbor accoord is vervallen. Daarnaast is het niet wenselijk dat de gegevens van leden worden gebruikt voor bigdata.

clubcollect

Club Collect ClubCollect verzorgt voor verenigingen de inning van de contributie tegen lage kosten; 1 euro per factuur. De samenwerking heeft geresulteerd in een plugin, die gratis te downloaden is vanaf deze website. Het correct innen van de contributie bij de juiste leden is nu wel heel gemakkelijk. Het systeem van ClubCollect kan de lidgegevens inlezen en vanaf dat moment is het een kwestie van wachten totdat het geld op uw rekening staat. De rest is volledig geautomatiseerd: het versturen van de facturen (via email, sms en/of per post), innen, herinneren en verwerken van de betalingen. Het is zelfs mogelijk de factuur in termijnen te betalen en ClubCollect financiert de gespreide betalingen voor aan de vereniging.

csvi improved

CSV Improved Gebruik makend van CSV Improved en ons gratis template leest u moeiteloos ledenbestanden in de MMS Leden tabellen.

JDiDEAL Logo 216x85

JD iDEAL gateway ideal betalingen in joomla


AVG tools ingebouwd

Inclusief veel AVG tools: recht om vergeten te worden, security, data export.

avg proof

Goedgekeurd door:

kickstarter
gdpr 2
joomla
En... meer dan 600.000 leden !

1e plek "Member Lists"

1eprijsHoogste score in de categorie "Member lists".

Gebruikersvriendelijk

userfriendlyGebruikersvriendelijke frontend voor iedereen: aspirant leden, leden, bestuur, secretariaat.

5 sterren sinds 2010

Onze software wordt door de klanten met de hoogste scores gewaardeerd, zodat u zekerheid heeft dat ook u de juiste keuze maakt.
5sterren kwaliteit